Jak podepsat elektronický dokument elektronickým podpisem právnickou osobou, spolkem - informace, postup

Musejí mít tedy vyřízen elektronický podpis aspoň dva, aby byli schopni za takovou právnickou osobu podepisovat el. dokumenty? (Elektronický podpis je už přece sám vyřizován u certralizovanéí autority na základě listin, které byly (ručně) podepsány podle těchto stanov takto alespoň dvěma osobami. A je to přece elektronický podpis právnické osoby. Čili je v podstatě jedno, kdo ho do daného el. dokumentu - el. otiskne - nebo ne? ). A jak je to s odesláním dokumentů dat. schránkou tohoto spolku, do ní vždy přece přistupuje jedna osoba (ta, co se do ní v ten daný okamžik přihlásí - to ani jinak nelze), takže bude u této právnické osoby odeslaný dokument (el. nepodepsaný) považován za automaticky podepsaný (tak, jak je to obvyklé u jiných fyz. i pr. osob)? Děkuji za odpověď, Svatopluk

ODPOVĚĎ:
V první řadě je nutné zdůraznit, že český právní řád termín "zaručený elektronický podpis právnické osoby" nezná, neboť elektronickým podpisem (stejně jako zaručeným elektronickým podpisem) může disponovat pouze fyzická osoba.
V této souvislosti poukazuji na § 2 zákona o elektronickém podpisu (zák. č. 227/2000 Sb. , v platném znění), dle něhož se rozumí:
- elektronickým podpisem údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě;
- zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky:
1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat;
- podepisující osobou fyzická osoba, která je držitelem prostředku pro vytváření elektronických podpisů a jedná jménem svým nebo jménem jiné fyzické či právnické osoby.

Právnické osoby mohou naopak disponovat tzv. elektronickou značkou, kterou jsou dle § 2 zákona o elektronickém podpisu údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které splňují následující požadavky:
1. jsou jednoznačně spojené s označující osobou a umožňují její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu, 2. byly vytvořeny a připojeny k datové zprávě pomocí prostředků pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 3. jsou k datové zprávě, ke které se vztahují, připojeny takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat.
Označující osobou (tedy protikladem podepisující osoby) je fyzická osoba, právnická osoba nebo organizační složka státu, která drží prostředek pro vytváření elektronických značek a označuje datovou zprávu elektronickou značkou.
Elektronickou značku je možné nejsnáze přirovnat k elektronickému razítku.
Právní následky použití elektronické značky (resp. uznávané elektronické
značky) jsou s použitím uznávaného elektronického podpisu srovnatelné (samozřejmě s určitými výjimkami).
Pokud tedy hodlá fyzická osoba při zastupování právnické osoby elektronicky podepsat nějaký dokument (typicky před jeho odesláním datovou zprávou), je zapotřebí, aby takový dokument opatřila svým elektronickým podpisem (resp.
zaručeným elektronickým podpisem), který jediný supluje její vlastnoruční podpis (na fyzickém dokumentu).
Rozdílem mezi uznávaným elektronickým podpisem a uznávanou elektronickou značkou je skutečnost, že v případě elektronické značky se nepředpokládá (tzn. že zákon o elektronickém podpisu tento automatický předpoklad nezakotvuje), že se osoba připojující elektronickou značku předem seznámila s obsahem předmětného elektronického dokumentu (§ 3a/2 zákona o elektronickém podpisu). Popud k připojení elektronické značky totiž může dávat i stroj, resp. program, bez přímé účasti člověka. Právní důsledky takového počínání pak jdou samozřejmě na vrub té osoby, která příslušný stroj či program nastavila.
Vedle "prosté" elektronické značky zná zákon o elektronickém podpisu i uznávanou elektronickou značku, která je uznávanému elektronickému podpisu postavena na roveň. Uznávanou elektronickou značkou se tedy rozumí elektronická značka založená na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (§ 11/4 zákona o elektronickém podpisu).
Institut elektronické značky byl do zákona o elektronickém podpisu zaveden zákonem č. 440/2004 Sb. Pro vysvětlení základních specifik a funkcí elektronické značky si na tomto místě dovolím odcitovat několik pasáží z důvodové zprávy k zákonu č. 440/2004 Sb. :
"… Elektronické značky jsou z technického hlediska obdobou zaručeného elektronického podpisu, resp. mohou mít obdobný účinek a mají stejné vlastnosti vůči označovaným datům jako zaručený elektronický podpis vůči podepisovaným datům. Požadavky na zaručený elektronický podpis a na elektronické značky jsou proto obdobné. Přínos zavedení možnosti jejich používání tkví v tom, že na rozdíl od zaručeného elektronického podpisu, který vytváří fyzická osoba vždy pro jednu určitou datovou zprávu, mohou být elektronickými značkami datové zprávy označovány tak, že je iniciována funkce prostředku, který je vytváří, a označování datových zpráv může probíhat bez další přímé součinnosti označující osoby. Používání elektronických značek bude přínosné tam, kde je ze zákona nezbytné důvěryhodným způsobem označovat velké objemy datových zpráv v relativně krátkém časovém období a vytváření zaručeného elektronického podpisu pro každou datovou zprávu by bylo z hlediska časového, personálního a finančního nadbytečně náročné, a dále tam, kde není možné používat kvalifikované certifikáty. Předpokládá se, že elektronické značky budou využívány v agendách týkajících se například celních řízení, při vydávání elektronických výpisů z úředních databází, při potvrzování přijetí elektronických zpráv apod.

…

je-li použita elektronická značka založená na kvalifikovaném systémovém certifikátu, vytvořená pomocí prostředku pro vytváření elektronických značek, je možné ověřit, že určitou elektronickou značkou označila datovou zprávu určitá označující osoba … Tato domněnka dává používání elektronických značek záruku jednoznačnosti při určení původce datové zprávy.
…

Pokud příslušný právní předpis nestanoví jako nutnou metodu autentizace osoby použití podpisu, pak není nutné používat uznávaný elektronický podpis.
Příkladem mohou být v budoucnu takové úpravy procesních předpisů, které jako náležitost vydávané elektronické alternativy veřejné listiny stanoví použití elektronické značky.

…

Elektronické značky založené na kvalifikovaných systémových certifikátech a uznávané elektronické podpisy jsou způsobilé zajistit nepopiratelnost původu a originalitu obsahu dat v elektronické podobě, ke kterým jsou připojeny.
Proto mohou být plnohodnotnými náležitostmi elektronických písemností orgánů veřejné moci - mají totiž stejnou funkci jako úřední razítko a podpis úřední osoby na listině … "

Použití elektronické značky založené na kvalifikovaném systémovém certifikátu a vytvořené pomocí prostředku pro vytváření elektronických značek umožňuje ověřit, že datovou zprávu označila touto elektronickou značkou označující osoba. Pokud označující osoba označila datovou zprávu, má se za to, že tak učinila automatizovaně bez přímého ověření obsahu datové zprávy a vyjádřila tím svou vůli (§ 3a zákona o elektronickém podpisu).

Použití zaručeného elektronického podpisu i elektronické značky zaručuje, že dojde-li k porušení obsahu datové zprávy od okamžiku, kdy byla podepsána nebo označena, toto porušení bude možno zjistit (§ 4 zákona o elektronickém podpisu). V tomto ohledu jsou tedy účinky použití obou institutů srovnatelné.

Vše shora uvedené lze proto stručně shrnout následovně:

- vyžaduje-li nějaký právní předpis (v obecné rovině se jedná o § 161 a násl. občanského zákoníku), aby byl určitý dokument podepsán (tedy fyzicky
podepsán) za právnickou osobu jejím zástupcem,, je možné elektronickou obdobu takového dokumentu opatřit pouze elektronickým podpisem příslušné fyzické osoby, neboť pouze elektronický podpis supluje fyzický podpis člověka;

- je-li vyžadováno, aby byl nějaký dokument současně podepsán více zástupci právnické osoby (je-li to tedy např. zakotveno ve stanovách či jiném obdobném vnitřním dokumentu právnické osoby), je zapotřebí připojit k elektronické obdobě takového dokumentu elektronický podpis každé takové fyzické osoby zvlášť (připojení více elektronických podpisů by mělo být samozřejmě možné i při následném odeslání elektronického dokumentu datovou zprávou) ;

- není-li naopak fyzický podpis zástupce právnické osoby vyžadován, postačí připojení elektronické značky této právnické osoby (které se může dít i automatizovaně, jak uvedeno výše).

K této problematice Vás lze (pro získání dalších informací) odkázat např.
sem:

http://www.postsignum.cz/slovnicek_pojmu.html

http://www.kryptografie.wz.cz/data/elepodpis.htm